TELEPHONE
COURTESY (SOPAN SANTUN
BERTELEPON)
a.
Teknik menerima telepon
dan tamu di room service
Setiap pesanan yang terjadi di room service sudah
pasti akan dilakukan dengan menggunakan telepon. Order-taker adalah
petugas yang akan menenimanya, jangan sambil mengunyah sesuatu permen karet,
menggigit penmen
Yang
menjadi kunci utama adalah kesan pertama dan diberikan oleh order-taker.
Ada
beberapa peraturan yang harus diketahui dan dikuasai oleh
bila
menerima telepon dan tamu, antara lain:
1)
bagaimana cara menjawab (how to
answer).
2)
jawablah dengan segera (answer
promptly).
3)
konsentrasi pada pembicaraan (concentrate
on the conversation).
4)
berbicara yang jelas (speak
distinctly).
5)
berbicara jangan terburu-buru (speak
unhurriedly).
6)
berbicana langsung (speak directly).
7)
berbicara menyenangkan (speak
pleasantly).
8)
panggillah nama tamu (call every
guest by name).
9)
siap membantu (be helpful).
10) memohon
maaf bila terjadi kesalahan/keterlambatan (apologize errors and delays).
11) ucapkan
tenima kasih sebelum telepon ditutup
(say thank you ending calls).
b. Teknik
menjawab pesanan tamu
1) How
to Answer
Pertama
kali mengangkat telepon ucapkanlah “Good morning ?
noon/evening.
Room Service speaking, may I help you, Sir/Mam?”
2) Answer
Promptly
Usahakan
mengangkat gagang telepon sebelum dening kedua, dan
jangan
biarkan telepon berdering lebih dan tiga kali.
3) Concentrate
On the Conversation
Pusatkan
perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak tenjadi kesalahan. Tamu tidak mau
tahu apakah kita sedang sibuk atau tidak, karena teleponnya sangat penting.
Cara yang terbaik adalah pusatkan perhatian pada pembicara/tamu, janganlah
menjawab sambil berbicara dengan teman pada waktu melaksanakan tugas.
4) Speak
stinctly
Berbicara
secara jelas, dalam mulut seperti menggigit pensi I, dan lain-lain.
5) Speak
I ‘nhurriedly
Bila
menjawab telepon
Bila menjawab telpon dari tamu, jangan
terburu-buru sehingga terdengar oleh tamu seperti orang bergumam. Tamu juga
akan merasa diburu-buru dan hal ini akan menyinggung perasaannya.
6) Speak
Pleasantly
Berbicaralah
dengan nada yang menyenangkan, jangan sampai adanada kesal atau berteriak. Hal mi
akan membuat tamu merasa tidak nyaman
7) Call
Every Guest by Name
Usahakan memanggil nama
tamu bila kita sudah mengetahumnya, misalnya “Mr. Ardjuno”, dan lain-lain. Hal ini
sangat penting sebagai penghargaan kepada tamu yang menginap di hotel.
8)
Be
Helpful Order-taker
Harus selalu siap membantu bila ada tamu yang menginginkan penjelasan yang belum diketahuinya.
Harus selalu siap membantu bila ada tamu yang menginginkan penjelasan yang belum diketahuinya.
9) Apologize
for Errors and Delay
Segera telepon tamu
yang memesan bila terjadi kesalahan atau keterlambatan dalam pengiriman makanan
atau minuman yang dipesannya.
10) Say
Thank You Before Ending Calls
Setelah tamu selesai
menelepon dengan pesanannya, segera ucapkan tenima kasih dengan rasa senang
hati dan siap membantu bila ada keperluan lainnya. Letakkanlah gagang telepon
setelah tamu meletakkan gagang teleponnya lebih dahulu.
c.
Menanggapi
permintaan lain
1) drug and sundries.
Sarankan
kepada tamu untuk meminta bantuan bell captain untuk pergi ke bagian giftshop.
2) towel.
Sarankan
kepada tamu untuk menghubungi langsung ke bagian housekeeping.
0 Komentar